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Handbuch
Leitstand Schichtplanung

Benutzerhandbuch: Leitstand Schichtplanung

Willkommen im Leitstand für die Personal-Schichtplanung. Diese Anleitung hilft Ihnen und Ihren Kollegen, das System im Arbeitsalltag souverän zu bedienen.

Grundprinzip: Jede Schicht (Schicht 1, Schicht 2, Schicht 3) arbeitet in einem völlig isolierten Datenbereich. Änderungen, die Sie in Ihrer Schicht vornehmen (z. B. Abwesenheiten oder Qualifikationen), haben keinerlei Einfluss auf die Daten der anderen Schichten.

1. Anmeldung & Schichterkennung

  1. Registrierung & Freischaltung: Neue Nutzer (z.B. Teamsprecher/Meister) können sich über die Registrierungsseite ein Konto erstellen. Danach haben sie zunächst nur Lesezugriff (Demo-Modus). Um Schreibrechte (Bearbeiten von APs und Mitarbeitern) zu erhalten, muss ein Superuser sie im Admin-Panel freischalten.
  2. Login: Loggen Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort ein. Anschließend wählen Sie Ihre Schichtgruppe (z.B. Schicht 1) aus.
  3. Automatische Schichterkennung: Das System weiß anhand der aktuellen Kalenderwoche automatisch, ob Ihre Schichtgruppe aktuell in der Früh-, Spät- oder Nachtschicht arbeitet.
  4. Manuelle Korrektur: Falls Sie für eine andere Schicht vorausplanen möchten, können Sie oben die Schicht (Früh, Spät, Nacht) auch manuell per Dropdown umstellen.

2. Mitarbeiter-Status festlegen

Auf der linken Seite im Leitstand sehen Sie Ihre Mitarbeiterliste:

  • Anwesend / Abwesend: Nutzen Sie das Kontrollkästchen, um Mitarbeiter "krank" oder "abwesend" zu melden.
  • Kommt / Geht: Tragen Sie hier Uhrzeiten im Format HH:MM ein (z. B. 09:00 oder 12:30), falls jemand später kommt oder früher geht. Das System wird diese Person in Runden, in denen sie nicht da ist, automatisch aus der Planung herausnehmen.

3. Tag berechnen & Feinjustierung

Sobald die Anwesenheiten aktuell sind, klicken Sie auf den blauen Button "Tag berechnen".

Das System übernimmt nun die Planung für die 4 Runden (R1 bis R4) des Tages. Es verteilt die Mitarbeiter anhand der Qualifikationsmatrix auf die Arbeitsplätze ("Takt 1" bis "Takt 49"). Mitarbeiter mit wenigen Qualifikationen werden bevorzugt fest verplant, während "Allrounder" flexibel als Springer gehalten werden.

Manuelle Feinjustierung (Drag & Drop):
Die Automatik macht Vorschläge. Wenn Sie einen Mitarbeiter lieber in einem anderen Takt oder einer anderen Runde einsetzen möchten, können Sie seinen Namen einfach mit der Maus greifen, ziehen und auf dem gewünschten Platz fallen lassen.

4. Speichern & Archivieren

  • In Historie speichern: Wenn Sie mit der Planung für die Schicht zufrieden sind, klicken Sie auf diesen Button. Der komplette Schichtplan wird damit schreibgeschützt archiviert.
  • Tab 'Historie': Hier finden Sie die gespeicherten Schichten der letzten Tage (z. B. als Nachweis). Um Speicherplatz zu sparen und die Übersichtlichkeit zu wahren, werden Einträge, die älter als 7 Tage sind, automatisch gelöscht.

5. Qualifikationsmatrix pflegen

Das Herzstück der automatischen Berechnung ist die Qualifikationsmatrix.

  1. Wechseln Sie im oberen Menü auf den Reiter "Qualimatrix".
  2. Hier sehen Sie, welcher Mitarbeiter an welchem Takt eingesetzt werden darf.
  3. Wenn ein Kollege einen neuen Takt gelernt hat, setzen Sie einfach das entsprechende Häkchen.
  4. WICHTIG: Klicken Sie am Ende unbedingt auf den Button "Matrix speichern".
Achtung: Je aktueller und präziser Ihre Qualifikationsmatrix gepflegt ist, desto besser und reibungsloser funktioniert der Button "Tag berechnen"!